Klauzula informacyjna dla członków Spółdzielni Mieszkaniowej

 

Informacje podstawowe dotyczące przetwarzania danych osobowych członków Spółdzielni Mieszkaniowej
Administrator danych	Spółdzielnia Mieszkaniowa BRYZA w Szczecinie
Cele przetwarzania	-        zarządzanie nieruchomością wchodzącą w skład zasobu Spółdzielni i korespondencja z członkami Spółdzielni; -        prowadzenie rozliczeń; -        prowadzenie rejestrów; -        przygotowywanie i prowadzenie zebrań członków w Spółdzielni Mieszkaniowe oraz głosowań; -        zgłaszanie, obsługiwanie i rozliczanie szkód, -        wykonywanie umów, -        dochodzenie roszczeń, -        przechowanie, archiwizacja i niszczenie dokumentów,, -       podejmowanie decyzji w indywidualnych sprawach członków Spółdzielni.
Podstawy prawne przetwarzania	Obowiązek prawny Wykonanie umowy Zgoda członka Spółdzielni Uzasadniony interes Administratora danych
Odbiorcy danych	Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora danych, właściciele lokali, podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora
Prawa związane z przetwarzaniem danych	prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych prawo dostępu do danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzaniainne prawa określone w informacji szczegółowej

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych członków Spółdzielni

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych właściciela lokalu będzie Spółdzielnia Mieszkaniowa BRYZA w Szczecinie. Z Administratorem danych można kontaktować się w następujący sposób:

- listownie na adres Spółdzielni ul. Krakowska 68, 71-017 Szczecin

- lub na adres poczty elektronicznej: smbryza@szczecin.home.pl

 

 

2. Inspektor ochrony danych

Spółdzielnia powołała inspektora ochrony danych osobowych

 

3. Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Spółdzielnia Mieszkaniowa będzie przetwarzać dane członków Spółdzielni w następujących celach:

• - wykonywanie obowiązków w zakresie zarządzania nieruchomością wchodzącą w skład zasobu Spółdzielni, wynikających z ustawy Prawo spółdzielcze, ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych oraz innych przepisów prawa, w tym prowadzenie korespondencji z członkami spółdzielni;
• - prowadzenie rozliczeń w zakresie rozliczenia opłat publicznoprawnych, do których zapłaty zobowiązana jest Spółdzielnia Mieszkaniowa;
• - prowadzenie rejestru członków oraz innych ewidencji wymaganych przepisami prawa lub wewnętrznymi regulacjami Spółdzielni;
• - przygotowywanie i prowadzenie zebrań członków Spółdzielni Mieszkaniowej oraz głosowań;
• - zgłaszanie, obsługiwanie i rozliczanie szkód na nieruchomościach wchodzących w skład zasobu Spółdzielni i w lokalach lub wyrządzonych w związku z gospodarowaniem zasobem Spółdzielni;
• - prowadzenie rozliczeń w zakresie mediów zużywanych przez lokale rozliczanych za pośrednictwem Spółdzielni,
• - wykonywanie zawartych przez Spółdzielnię Mieszkaniową umów w zakresie niezbędnym do ich wykonania, w tym umów o prowadzenia rachunku bankowego,
• - dochodzenie roszczeń Spółdzielni Mieszkaniowej i reagowanie na roszczenia kierowane przeciwko Spółdzielni Mieszkaniowej,
• - przeprowadzanie i organizowanie przechowania, archiwizacji i niszczenia dokumentów Spółdzielni Mieszkaniowej,
• - podejmowanie decyzji w indywidualnych sprawach członków Spółdzielni dotyczących członkostwa w Spółdzielni Mieszkaniowej np.: wykluczenie z członkostwa umarzanie bądź rozkładanie na raty zaległości.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych członków Spółdzielni jest m.in.:

• - Przepis prawa art. 6 ust. 1 lit. c) RODO[1] i przepisy ustawy Prawo spółdzielcze oraz ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółdzielni Mieszkaniowej wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności w zakresie prawidłowego zarządzania nieruchomością wchodzącą w skład zasobu Spółdzielni oraz realizowania praw i egzekwowania obowiązków członków Spółdzielni,
• - Przepis art. 6 ust. 1 lit. f) RODO i przepisy ustawy Prawo spółdzielcze oraz ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, w szczególności zapewnienia sprawnego i efektywnego zarządzania nieruchomością i kontaktowania się z podmiotami danych, zapewnienia bezpieczeństwa zasobu Spółdzielni,
• - Przepis art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda członka Spółdzielni na przetwarzanie danych jeżeli przetwarzane są dane inne niż: 1. imiona, 2. nazwisko, 3. adres lokalu, 4. adres zamieszkania, 5. adres zameldowania, 6. adres do korespondencji, 7. powierzchnia lokalu, 8. numer telefonu, 9. adres poczty elektronicznej, 10. dane dotyczące wysokości zobowiązań członka wobec spółdzielni, 11. dane o zużyciu mediów w zajmowanym lokalu, 12. numer PESEL, 13. numer rachunku bankowego, 14. dane dotycząc sytuacji materialnej, 15. status prawny lokalu, 16. numer członkowski (numer deklaracji).

 

4. Okres przechowywania danych osobowych

Spółdzielnia Mieszkaniowa będzie przechowywać dane osobowe właściciela przez czas trwania jego członkostwa w Spółdzielni Mieszkaniowej oraz po ustaniu tego członkostwa przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (nie dłużej niż 6 lat od ustania członkostwa w Spółdzielni Mieszkaniowej).

 

5. Odbiorcy danych

Spółdzielnia Mieszkaniowa może przekazywać dane osobowe właściciela lokalu:

1. a) Zarządcy lub administratorowi nieruchomości Spółdzielni (o ile umowa o zarządzanie lub administrowanie zostanie zawarta),
2. b) Firmom zewnętrznym IT zapewniającym się utrzymanie serwerów służących do obsługi poczty elektronicznej, wykonywania i serwisowania systemów informatycznych oraz utrzymania funkcjonalności programów komputerowych wykorzystywanych w celu przetwarzania danych przetwarzanych przez Spółdzielnię;
3. c) Podmiotom trzecim świadczącym usługi na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej na podstawie umów zawartych ze Spółdzielnią w zakresie niezbędnym do wykonania tych umów,
4. d) Podmiotom trzecim świadczącym usługi na rzecz Spółdzielni w zakresie czynności zwykłego zarządu,
5. e) Podmiotom świadczącym usługi prawnicze na rzecz Spółdzielni, w zakresie niezbędnym do korzystania z usług tych podmiotów,
6. f) Podmiotom świadczących usługi ubezpieczeniowe na rzecz Spółdzielni, w zakresie niezbędnym do korzystania z usług tych podmiotów,
7. g) Bankom i innym instytucjom finansowym np.: ubezpieczycielom w zakresie niezbędnym do korzystania z usług tych podmiotów,
8. h) Członkom Spółdzielni i właścicielom lokali w Spółdzielni w zakresie wynikającym z przepisów prawa,
9. i) Organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

 

Prawa członka Spółdzielni związane z przetwarzaniem danych osobowych i podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji

Członkowi Spółdzielni przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych (co do danych przetwarzanych na podstawie zgody),
2. prawo dostępu do danych osobowych,
3. prawo żądania sprostowania danych osobowych,
4. prawo żądania usunięcia danych osobowych, chyba że zachodzą okoliczności wyłączające skorzystanie z tego prawa,
5. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w przypadkach wskazanych w przepisach prawa,
6. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy Spółdzielnia Mieszkaniowa przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
7. prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Spółdzielni Mieszkaniowej danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Członek Spółdzielni może przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, aby Spółdzielnia Mieszkaniowa przesłała dane do innego administratora. Spółdzielnia Mieszkaniowa zrealizuje to uprawnienie tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje członkowi Spółdzielni tylko co do tych danych, które przetwarzane są na podstawie umowy z właścicielem lub na podstawie zgody,

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się w sposób wyżej wskazany.

Spółdzielnia Mieszkaniowa BRYZA nie podejmuje decyzji w odniesieniu dodanych osobowych w sposób zautomatyzowany, w szczególności dane nie są profilowane.

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i warunkiem należytego wykonywania praw i obowiązków Spółdzielni Mieszkaniowej oraz warunkiem prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną oraz wykonywania praw i obowiązków członka Spółdzielni Mieszkaniowej. Konsekwencją niepodania danych przez członka jest uniemożliwienie lub utrudnienie prawidłowego zarządu nieruchomością wchodząca w skład zasobu zarządzanego przez Spółdzielnię oraz rozliczania należności związanych z kosztami zarządu oraz opłatami za media rozliczane za pośrednictwem Spółdzielni Mieszkaniowej oraz także realizowania praw i obowiązków członka Spółdzielni Mieszkaniowej.

Prawo wycofania zgody

 

W zakresie, w jakim dane członka Spółdzielni są przetwarzane na podstawie zgody, członek Spółdzielni ma prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

 

Zgodę można wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na adres kontaktowy wskazany wyżej.

 

Prawo wniesienia skargi do organu

Członkowi Spółdzielni przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

 

---

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)(Dz.Urz.UE L119 z 4 maja 2016 r.).