Klauzula informacyjna dla pełnomocników członków Spółdzielni i pełnomocników właścicieli lokali w spółdzielni mieszkaniowej

 

Informacje podstawowe dotyczące przetwarzania danych osobowych pełnomocników
Administrator danych	Spółdzielnia Mieszkaniowa BRYZA w Szczecinie
Cele przetwarzania	-        zarządzanie nieruchomością wspólną i korespondencja z członkami Spółdzielni i właścicielami lokali; -        prowadzenie rozliczeń; -        przygotowywanie i prowadzenie zebrań członków Spółdzielni i właścicieli lokali w Spółdzielni Mieszkaniowej oraz głosowania, w tym w trybie indywidualnego zbierania głosów; -        przechowanie, archiwizacja i niszczenie dokumentów,, -       podejmowanie decyzji w indywidualnych sprawach członków i właścicieli.
Podstawy prawne przetwarzania	Obowiązek prawny Zgoda pełnomocnika Uzasadniony interes Administratora danych
Odbiorcy danych	Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora danych, właściciele lokali, podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora
Prawa związane z przetwarzaniem danych	prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych prawo dostępu do danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzaniainne prawa określone w informacji szczegółowej

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych pełnomocników członków Spółdzielni i właścicieli lokali w Spółdzielni Mieszkaniowej

 

1. Administrator danych osobowych

 Administratorem danych osobowych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa BRYZA z siedzibą w Szczecinie, ul. Krakowska 68, 71-017 Szczecin. Z Administratorem danych można kontaktować się w następujący sposób:

- listownie na adres Spółdzielni: ul. Krakowska 68, 71-017 Szczecin

- przez e-mail: smbryza@szczecin.home.pl

 

 

2. Inspektor ochrony danych

  [Inspektor Ochrony Danych] Spółdzielnia powołała inspektora ochrony danych osobowych

 

3. Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Administrator będzie przetwarzać dane pełnomocnika w następujących celach:

• - wykonywanie obowiązków w zakresie zarządzania nieruchomościami Spółdzielni wynikających z Prawa spółdzielczego, ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawy o własności lokali oraz innych przepisów prawa, w tym dokonywanie rozliczeń oraz prowadzenie korespondencji z członkami Spółdzielni i właścicielami lokali w Spółdzielni mieszkaniowej;
• - przygotowywanie i prowadzenie zebrań członków Spółdzielni i właścicieli lokali w Spółdzielni mieszkaniowej oraz głosowania, w tym w trybie indywidualnego zbierania głosów;
• - prowadzenie rozliczeń w zakresie mediów zużywanych przez lokale, rozliczanych za pośrednictwem Spółdzielni,
• - dochodzenie roszczeń Spółdzielni i reagowanie na roszczenia kierowane przeciwko Spółdzielni,
• - przeprowadzanie i organizowanie przechowania, archiwizacji i niszczenia dokumentów Spółdzielni Mieszkaniowej,
• - podejmowanie decyzji w indywidualnych sprawach członków Spółdzielni i właścicieli lokali w Spółdzielni Mieszkaniowej np.: umarzanie bądź rozkładanie na raty zaległości.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych pełnomocników jest:

• - Przepis prawa art. 6 ust. 1 lit. c) RODO[1] i Prawo spółdzielcze i ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych oraz ustawa o własności lokali – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółdzielni Mieszkaniowej wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz wewnętrznych regulacji,
• - Przepis art. 6 ust. 1 lit. f) RODO i Prawo spółdzielcze i ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych oraz ustawa o własności lokali - przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora,
• - Przepis art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - zgoda pełnomocnika właściciela lokalu na przetwarzanie danych jeżeli przetwarzane są dane inne niż: 1. imiona, 2. nazwisko, 3. adres zamieszkania,  Numer PESEL, 5. adres e-mail, 6. numer telefonu.

 

4. Okres przechowywania danych osobowych

Spółdzielnia Mieszkaniowa będzie przechowywać dane osobowe pełnomocnika właściciela lokalu przez okres pełnienia funkcji pełnomocnika oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z czynności dokonanych przez pełnomocnika.

 

5. Odbiorcy danych

Spółdzielnia Mieszkaniowa może przekazywać dane pełnomocników właścicieli lokali:

1. a) Zarządcy lub administratorowi nieruchomości Spółdzielni,
2. b) Firmom zewnętrznym IT zapewniającym się utrzymanie serwerów służących do obsługi poczty elektronicznej, wykonywania i serwisowania systemów informatycznych oraz utrzymania funkcjonalności programów komputerowych wykorzystywanych w celu przetwarzania danych przetwarzanych przez Wspólnotę;
3. c) Podmiotom trzecim świadczącym usługi na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej na podstawie umów zawartych ze Spółdzielnią Mieszkaniową w zakresie niezbędnym do wykonania tych umów,
4. d) Podmiotom trzecim świadczącym usługi na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej w zakresie czynności zwykłego zarządu,
5. e) Podmiotom świadczącym usługi prawnicze na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej, w zakresie niezbędnym do korzystania z usług tych podmiotów,
6. f) Podmiotom świadczących usługi ubezpieczeniowe na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej, w zakresie niezbędnym do korzystania z usług tych podmiotów,
7. g) Bankom i innym instytucjom finansowym np.: ubezpieczycielom w zakresie niezbędnym do korzystania z usług tych podmiotów,
8. h) Członkom Spółdzielni i właścicielom lokali w Spółdzielni Mieszkaniowej, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich uprawnień wynikających z przepisów prawa,
9. i) Organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

 

1. a) Prawa pełnomocnika członka Spółdzielni i pełnomocnika właściciela lokalu w Spółdzielni Mieszkaniowej związane z przetwarzaniem danych osobowych i podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji

Pełnomocnikowi właściciela lokalu przysługują następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

1. prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych,
2. prawo dostępu do danych osobowych,
3. prawo żądania sprostowania danych osobowych,
4. prawo żądania usunięcia danych osobowych,
5. prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
6. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy Spółdzielnia Mieszkaniowa przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
7. prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. prawo otrzymania od Spółdzielni Mieszkaniowej danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Pełnomocnik może przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, aby Spółdzielnia Mieszkaniowa przesłała  dane do innego administratora. Spółdzielnia Mieszkaniowa zrealizuje to uprawnienie tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje pełnomocnikowi tylko co do tych danych, które przetwarzane są na podstawie zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się w sposób wyżej wskazany.

Spółdzielnia Mieszkaniowa nie podejmuje decyzji w odniesieniu dodanych osobowych w sposób zautomatyzowany, w szczególności dane nie są profilowane.

Prawo wycofania zgody

 

W zakresie, w jakim dane pełnomocnika są przetwarzane na podstawie zgody (czyli dane inne niż:  1. imiona, 2. nazwisko, 3. adres zamieszkania, 4. numer PESEL. 5. numer telefonu, 6. adres e-mail – pełnomocnik ma prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na adres kontaktowy wskazany wyżej.

 

Prawo wniesienia skargi do organu

Pełnomocnikowi właściciela lokalu przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

---

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)(Dz.Urz.UE L119 z 4 maja 2016 r.).