KLAUZULA INFORMACYJNA DLA PRACOWNIKÓW

 

[Administrator Danych Osobowych] Administratorem danych osobowych Pracownika jest Spółdzielnia Mieszkaniowa BRYZA w Szczecinie, ul. Krakowska 68, 71-017 Szczecin

 

W sprawach osób, których dane dotyczą można się kontaktować:

- w siedzibie Spółdzielni lub na adres poczty elektronicznej: smbryza@szczecin.home.pl

 

 [Inspektor Ochrony Danych] Spółdzielnia powołała inspektora ochrony danych osobowych

 

Administrator przetwarza dane osobowe Pracownika tylko i wyłącznie na podstawie prawa i w ściśle określonych celach:

 

1.      Dane Pracownika są wykorzystywane w celu realizacji obciążających Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa, tj. przede wszystkim. prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów prawa podatkowego i rachunkowości i innych.

 

• 1) [Informacja szczegółowa] Dane osobowe Pracownika będą przetwarzane w celu realizacji obowiązków nałożonych na Administratora przepisami prawa, w związku z:
  1. a) wypełnianiem obowiązków i uprawnień wynikających ze stosunku pracy, w tym obowiązków związanych z ubezpieczeniem społecznym, poprzez:
     1.   przetwarzanie danych osobowych Pracownika w procesie płacowym (m.in. wypłata wynagrodzeń i innych świadczeń wraz z potrąceniami);
     2.   przetwarzanie danych osobowych Pracownika w procesie kadrowym (m.in. zawarcie umowy o pracę, aktualizacja danych osobowych pracownika, skierowanie na badania zdolności do pracy, prowadzenie i archiwizacja akt osobowych pracownika, doskonalenie zawodowe, kontrola czasu pracy, postepowanie na wypadek dyskryminacji i mobbingu, odpowiedzialność za powierzone pracownikowi mienie, realizacja wniosków o urlopy okolicznościowe i innych uprawnień/obowiązków wynikających ze stosunku pracy);

•   przetwarzanie danych osobowych Pracownika dla realizacji zasad i procedur bezpieczeństwa i higieny pracy (np. w związku z wypadkiem przy pracy, chorobą zawodową, przeprowadzenie szkoleń z zakresu BHP);

1.   przetwarzanie  danych Pracownika dla świadczeń z ubezpieczeń społecznych (m.in. rejestracja uprawnionego w ZUS, realizacja wniosków o urlopy macierzyńskie, urlopy ojcowskie, urlopy rodzicielskie i innych uprawnień wynikających z prawa ubezpieczeń społecznych);

1. b) zapewnieniem wypełnienia obowiązku wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi (np. kontrola trzeźwości pracowników);
2. c) rozliczeniem danin publicznoprawnych (deklaracje PIT);
3. d) wypełnianiem obowiązków wobec organów/urzędów państwowych/samorządowych (np. kontrole Państwowej Inspekcji Pracy, kontrole ZUS, kontrole Urzędu Skarbowego, żądania policji i innych organów ścigania, sporządzanie odpowiedzi na pisma/ żądania podmiotów uprawnionych ustawowo do żądania danych osobowych);
4. e) wypełnianiem obowiązków związanych z księgowaniem i sprawozdawczością finansową.

• 2) [Odbiorcy] Odbiorcami podanych przez Pracownika danych w celu wykonywania nałożonych na Administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa są organy państwowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, banki realizujące wypłatę wynagrodzenia, oraz podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych Pracownika (m.in. podmioty szkolące, świadczące usługi informatyczne itp.).
• 3) [Okres przechowywania] Dane Pracownika zebrane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa będą przechowywane przez okres trwania stosunku pracy, chyba że co innego wynika z przepisów prawa; po zakończeniu stosunku pracy - przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
• 4) [Prawa] Pracownikowi, w odniesieniu do danych zebranych w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa, przysługuje prawo:

- dostępu do treści danych osobowych,

- prawo do ich sprostowania,

- prawo do usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania.

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

• 5) [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Pracodawca w stosunku do danych pracownika nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania.
• 6) Podanie danych jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.
• 7) [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 litera c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, dalej: RODO) oraz Kodeks pracy i inne przepisy regulujące prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika.

 

1. Dane osobowe Pracownika Pracodawca może wykorzystywać również w czynnościach wynikających z zakresu obowiązków pracowniczych – wykonywania umowy o pracę (np. podpisywanie dokumentów, faktur, umów, kontakt z klientem)

 

• 1) [Odbiorcy] Odbiorcami danych przetwarzanych w związku z realizacją umów o pracę mogą być organy państwowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, kontrahenci Administratora, podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych Pracownika, podmioty powiązane kapitałowo z Administratorem oraz ich następcy prawni.
• 2) [Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego] Dane Pracownika nie będą przekazywane za granicę.
• 3) [Okres przechowywania] Dane Pracownika będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi  Administratora przepisami określającymi zasady ich archiwizacji z uwzględnieniem kategorii dokumentów zawierających dane osobowe Pracownika, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
  • 8) [Prawa] Pracownikowi, w stosunku do danych przetwarzanych w związku z realizacją umowy o pracę przysługują następujące prawa:

- prawo dostępu do treści danych osobowych,

- prawo do ich sprostowania,

- prawo do usunięcia, przenoszenia lub ograniczenia przetwarzania.

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

• 4) [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji]  Pracodawca w stosunku do danych pracownika nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania.
• 5) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla wykonywania umowy o pracę.
• 6) [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 litera b) RODO oraz Kodeks pracy i inne przepisy regulujące prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika.

 

• Dane osobowe Pracownika Pracodawca wykorzystuje również w uzasadnionych prawnie celach pracodawcy, np.:  ochrona mienia Pracodawcy, bezpieczeństwo informacji, bezpieczeństwo pracy, opracowywanie analiz i raportów oraz innych tego rodzaju dokumentów dotyczących pracodawcy.

 

• 1) [Informacja szczegółowa] Dane osobowe Pracownika Pracodawca będzie przetwarzał także w ramach realizacji prawnie uzasadnionych celów Pracodawcy, tj.:
  1. a) dla sprawnej realizacji bieżącej działalności, w ramach procesów, w których uczestniczy Pracownik w związku z wykonywaniem stosunku pracy (np. korespondencja poczty służbowej, obsługa, dokumentacja procesów realizowanych przez pracodawcę, delegacje);
  2. b) dla przygotowywania raportów i opracowania analiz;
  3. c) dla przeprowadzania analiz np.: wydajności pracy, realizacji celów;
  4. d) dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa;
  5. e) w procesach dotyczących ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
• 2) [Odbiorcy] Odbiorcami danych Pracowników przetwarzanych przez Pracodawcę w uzasadnionych prawnie celach mogą być organy państwowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych Pracowników, jak również podmioty powiązane kapitałowo z Administratorem i ich następcy prawni.
• 3) [Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego] Dane osobowe Pracownika nie będą przekazywane za granicę.
• 4) [Okres przechowywania] Dane osobowe Pracownika przetwarzane w ramach realizacji prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy będą przechowywane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Pracodawcy będących podstawą tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Pracownika sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
• 9) [Prawa] W związku z przetwarzaniem danych w celu realizacji prawnie uzasadnionych celów Pracodawcy Pracownikowi przysługuje:

- prawo dostępu do treści danych osobowych,

- prawo do ich sprostowania,

- prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

• 5) [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Pracodawca w stosunku do danych pracownika nie podejmuje decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym nie stosuje profilowania..
• 6) Podanie danych jest dobrowolne. Podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji umowy o pracę, a brak ich podania uniemożliwia należyte wykonywanie całości obowiązków wynikających ze stosunku pracy.
• 7) [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 litera f) RODO oraz Kodeks pracy i inne przepisy regulujące prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika.

 

Dodatkowo, Pracodawca może być również uprawniony w przypadkach, ściśle określonych przepisami prawa przetwarzać dane osobowe Pracownika (np. w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) na podstawie odrębnej zgody. Podobnie w razie wykorzystywania danych Pracownika dla potrzeb marketingu produktów Pracodawcy lub oferowania sprzedaży składników majątku Pracodawcy.

 

W takim wypadku, każdorazowo w przypadku udzielenia przez Pracownika takiej zgody, zostanie odrębnie wypełniony przez Pracodawcę obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO.

 

Oświadczam, że klauzula informacyjna została mi doręczona, przeczytałem/am ją i się z nią zapoznałem/am.

 

_______________________________

Podpis i data